У той час як нова реальність примушує команди співпрацювати віддалено, зростає потреба у спілкуванні.
Отже, «на сцену» виходять віртуальні тімбілдінги. Завдяки сучасним технологіями ніколи не було так просто проводити інтерактивні семінари онлайн. Нещодавно група ентузіастів зібралась разом, щоб провести мозковий штурм, щоб подивитись як можуть працювати нові технології. Наявність якісного плану фасилітації й правильних інструментів було важливим для функціонування віддаленої сесії. Теми обговорення «як віддалена команда може встановити ефективні робочі угоди» та «як віддалено провести сеанс робочої угоди».
Матриця креативності
Для мозкового штурму потребується спільна дошка, куди люди можуть додавати свої найкращі ідеї. Порожня дошка не дуже ефективна для початку, але певний канвас як «матриця креативності» додасть більше динамізму та енергії. Матриця креативності – це двомірний канвас, на якому ідеї з’являються у фокусних областях. Наприклад, чому б не вивчити цінності с краму [1] і червону зону поведінки [2] як спосіб напрацювання ефективних робочих угод?
Червона зона поведінки та віддалена робота
Зелена зона поведінки сприяє командній роботі та співпраці, однак у контексті віддаленої роботи цього буде важко досягнути, якщо лідери не роблять навмисних дій для підтримки людей та полегшення процесу. Зелена зона поведінки життєво необхідна для самокерованих команд, що практикують сучасні системи управління, такі як Scrum і Kanban.
Навпаки, червона зона поведінки може зруйнувати командну роботу і повинна визнаною серед членів команди. Поведінка у червоній зоні – це не чиясь провина, а часто наслідок самотності, зо зростає, та невпевненості, що викликають тривогу та депресію. У таких обставинах люди більш схильні звинувачувати інших, запізнюватися, проявляти небажання, погано говорити і пліткувати, реагувати оборонно чи навіть викликати оборонну реакцію в інших.
Робочі угоди – це перший крок до створення віддаленої команди у зеленій зоні. Самокеровані команди навряд чи оцінять робочі угоди, які хтось порушив. Організувати спільний мозковий штурм – це найкращий акт згоди у команді та спосіб пропрацювати його.
План фасилітації та інструменти
Сприяння віддаленій співпраці може включати в себе низку дій, що покликані для досягнення конкретної мети. Скрам-майстер, як фасилітатор зустрічі, може вибрати будь-який процес, який він вважає відповідним для учасників, щоб вони відчували себе на веселій сесії з розбудови команди. А для цього потребуються гарні онлайн-інструменти, такі як Zoom і Mural.
План фасилітації може бути підготовлений у вигляді слайдів PowerPoint та включати типові етапи. Один із прикладів плану фасилітації містить наступне (звантажити можна тут):
- «Ломка льоду» (20 хвилин). Робота у невеликих групах допомагає почати розмову. Для «ломки льоду» я обрав незвично серйозне питання «Як виглядає поведінка червоної зони у віддаленій команді?» Щоб заспокоїтися, люди можуть пошукати у Google веселу картинку, що ілюструє дисфункції, з якими вони стикаються у теперішній час. Потім ми розставили пріоритети за обговорюваними дисфункціями, щоб зосередитися на топ-4, які впливають на команди тут і зараз.
- Мозковий штурм (10 хв). Люди можуть використовувати віртуальні картки, щоб заповнити канвас мозкового штурму. Під час брейншторму люди зазвичай працюють індивідуально, щоб розділити ідеї та варіанти.
- Round Robin («круговий») (20 хв). Усе на дошці і час мозкового штурму скінчилося. Кожна ідея повинна бути зрозуміла усім учасникам. Кращий спосіб досягнути цього – дати кожному учаснику.
- Голосування (10 хв). Немає добрих чи поганих ідей, однак команда може проголосувати та обрати 5-10 найкращих пропозицій, які сприятимуть покращенню спільної роботи. Голосування не повинно займати понад 10 хв, бо під час дистанційної сесії люди використовують цей час, щоб зробити міні-перерву.
- Проробка (30 хв). Цей час, коли команда повинна створити робочі угоди на основі ідей, за які проголосували.
- Закриття (30 хв). Підбийте підсумки зустрічі та опублікуйте робочі угоди у віртуальному командному просторі. Я рекомендую також мати в особистому кабінеті робочого простору.
Підготовка
Віддалена взаємодія забирає більше часу, тому рекомендований часовий інтервал складає 2 години. Хоча налаштувати конференцію в Zoom не так складно, підготовка загального канвасу в Mural дає вам багато можливостей для креативності. Переконайтесь, що дошка для заповнення підготовлена заздалегідь та надана усім учасникам, щоб команда витрачали менше часу на її пропрацювання.
Роль фасилітатора
Фасилітатор повинен активно використовувати свої надспроможності, щоб здійснювати позитивний вплив, вивільняти позитивну енергію мозкового штурму. Я не соромлюся підбивати підсумки, ключові моменти, ставити їх на голосування, а також перетворювати пункти, що проголосовані, у формат, що необхідний для наступного кроку.
Наприклад, при переході від «ломки льоду» до мозкового штурму, з дозволу моєї групи, я переробив ключові моменти «ломки льоду» у постановку завдань для канвас креативності.
- Пасивна участь у зустрічі → коли я втрачаю інтерес до зустрічі
Чому? Поведінка червоної зони звучить надто негативно і не мотивує всіх учасників обговорювати розв’язання цієї проблеми. Хто бажає визнати, що він чи вона пасивні на зібраннях? Більш м’яка заява перетворює негативний момент у заявлені про проблему, що пов’язана зі всіма учасниками команди.
Постановка проблеми знаходиться між негативним симптомом (пасивність на зібраннях) і реальною причиною (обговорення, що не стосується справи), тому вона повинна спонукати до обміну ідеями, які можуть спрацювати і перетворитися у робочі угоди.
Результати
Матриця креативності – це командний артефакт, який ви можете зберегти та поділитися ним. Навіть той факт, що команда збирається, щоб визнати дисфункції, обговорити ідеї та поділитися ними з іншими членами команди, звучить як групова терапія. Але пара ідей, які відрізняються серед інших, можуть бути перетворені у дієві робочі угоди.
Після сеансу я отримав багато позитивних відгуків, і це надихнуло мою групу на рух.
Бажаю усім залишатися у безпеці, продуктивно працювати у т.ч. з дома та спілкуватися з іншими, використовуючи технології віддаленої комунікації та віддаленої роботи.
Автор: Слава Москаленко, співзасновник Agile.Live
ДОЛУЧИТИСЯ ДО AGILE.LIVE
Підписатися на сторінку у LinkedIn
Підписатися на Telegram-канал Agile.Live
Підписатися на You-канал Agile.Live